Архив құжаттарын цифрландыру заман талабы

   Цифрлы технологияларды қолдана отырып, әр азаматтың тұрмысын жақсарту мен қолайлы өмір сүруін қамтамасыз етуде «Цифрлық Қазақстан» бағдарламасының рөлі зор. Техника қарыштап дамыған заманда құжаттарды электрондық құжатқа айналдыру қарқынмен дамып келеді. Бүгінде бұл құрал елімізде  халыққа қызмет көрсету саласында ерекше орны бар. Қазір бұл үрдіс архив саласында өзінің оң шешімін табуда.

   Архивтер қоғамның рухани, мәдени, ғылыми, әлеуметтік-құқықтық қажеттіліктерін қанағаттандыру мақсатында елдің тарихи-мәдени құжаттық мұраларын сақтайды. Архив қорында сақталған құжаттар – тарихтың қайнар бұлағы, сол себепті де тарихи сананы жаңғыртуда бұл құжаттардың алатын орны зор. Тарих негізінен деректілік пен нақтылықты, шындық пен әділдікті ғана мойындайды. Ал мұндай нақтылық пен деректіліктің қайнар көзі – ол архив қорларында. Архив қызметінің негізгі бағыты — халықтың құжаттық негіздегі жадысы мен естелігін сақтау болып табылады. Бұл ел азаматтарына ретроспективті құжаттамалық ақпаратты оңтайлы түрде алуға мүмкіндік береді.

Архивтік құжаттарды цифрландырудағы түпкі мақсаты да осы, құжаттардың түпнұсқаларын бүлдірмей, сол қалпында сақтау және тұтынушыларға жылдам әрі сапалы қызмет көрсету. Өйткені архивтік құжаттарды сақтау және пайдалану барысында құжаттардың тозуы, мәтінінің жойылуы жиі кездеседі. Ақпараттың көптігінен қажетті құжатты қағаз жүзінде іздеп табу көп уақытты алады. Осы мәселелерді шешудің ең тиімді тәсілі – құжаттарды цифрлық форматқа көшіру және электронды архив құру.

2013 жылдан бастап арнайы штат ашылып«Қармақшы аудандық архиві» филиалы дасақтауда тұрған архивтік құжаттарды цифрлық нысанға көшіру жұмыстарын жүргізуде.

  Цифрлық форматқа өткізу үшін арнайы жылдамдығы жоғары сканер аппараттары да алынған. Қазіргі уақытта аудандық архивте жылдамдығы жоғары Avision AD8120UNмаркалы сканерлермен жабдықталған. Жоспар бойынша бұл сканерлердің көмегімен күніне 650 парақ, жылына 2297 істен, 143000 парақ цифрлық форматқа өткізіледі.

   Осы уақытқа дейін аудандық архивтегі 144 қордың 25 қорынан 9986 сақтау бірлігі, оның 1 206 098 парағы цифрлық форматқа өткізілді.

Бүгінде еліміздің барлық архивтеріне мемлекеттік сақтаудағы құжаттар цифрлық форматқа көшірілуде. Бұл дегеніміз цифрландыру жүйесінің архив саласында мамандарға уақыт үнемдеуге, құжаттарды сақтауға, сұраныс берушілерге қолжетімділікті арттыруда тигізетін пайдасы зор құрал болып табылады.