Елбасы Н.Назарбаевтың жариялаған «Ұлы Даланың жеті қыры» мақаласында «Архив-2025» мемлекеттік бағдарламасын қабылдау арқылы архив қорындағы құжаттарды цифрлы форматқа көшіру жайы айтылған болатын. Содан бері елімізде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі тапсырмасымен «Цифрлы Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасы аясында «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесі (Е-Архив) жасалып, республика деңгейінде сандық форматтағы құжаттарды жаңа жүйеге енгізу жұмыстары ауқымды жүргізіліп жатыр.

Е-Архивтің негізгі мақсаты – еліміздің ғылыми-анықтамалық аппарат пен архив қорларының автоматтандырылған деректер қорын құру, тізімге алу, сақтау, архив қызметінің негізгі бағыттарын заман талабына сай электронды жұмыс жасату және цифрлы технологиялар арқылы қағазды құжатқа цифрлы көшірме жасау, құжаттың түпнұсқалығын жоймай, құжаттағы ақпарат сапасын жоғалтпай ұзақ уақыт сақтауды қамтамасыз ету. Бұл бір жағынан, сақтаудың міндеттерін шешіп берсе, ал, екінші жағынан, архивтік мұраның жаппай цифрлау деректерімен жұмыс жасайтын зерттеушілер санының ұлғаюына мүмкіндік жасайды. Ақпараттық технологиялардың арқасында құжат ашық әрі қолжетімді күйге енеді. Яғни осы бағдарлама бойынша архивтегі құжаттар жылдам сканерлер арқылы сандық форматқа өткізіліп, ақпараттық жүйеге енгізіледі.

«Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің Қармақшы аудандық филиалы да Е-Архив жүйесіндегі Толықтыру көзі, Қорлар, Қор істері, Байқау істері бөлімдеріне құжаттарды цифрлық форматқа өткізіп, жүйеге енгізу жұмыстарын қарқынды жүргізуде.

Қазіргі таңда бұл ақпараттық жүйеге ауданымыз бойынша аудандық әкім аппараты, аудандық мәслихат, Жосалы, Төретам кенті әкімі аппараттары, Қармақшы ауданы әкіміне қарасты бөлімдер және барлық ауылдық округ әкімдіктері, барлығы 28 мекемеге қосылып жұмыс жасауда. Аталған мекемелер алдағы уақытта осы ақпараттық жүйе арқылы архив мекемесіне құжаттарын электрондық түрде өткізетін болады.

Аудандық архив тарапынан жоспарға сай жыл сайын ведомоствалық архивтерге ақпараттық жүйе бойынша әдістемелік көмектер, оқулар, семинарлар өткізіліп, жүйеде жұмыс жасау бойынша кеңестер беріліп отырады.

Айта кетейік, 2021 жылдан бастап «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметі де осы "Е-Архив" ақпараттық жүйесі арқылы жылдам жүзеге асырылуда.

Бүгінде архивтегі қажетті құжаттарыңызды халыққа қызмет көрсету орталығы арқылы немесе үйде отырып-ақ «Электрондық үкімет» E-GOV.KZ веб-порталындағы «Құқықтық көмек», «Апостиль қою» бөліміне өту арқылы архивке өтініш беріп, құжатыңызға қол жеткізе аласыз. Ақпараттық жүйе қосылғалы бері аудандық архивке осындай 971 электронды өтініш келіп түсіп, 728 өтініш қанағаттандырылып, 243 өтініш түсіндірілген. Оның 97-і ТМД елдерінен келген сұраныстар.

Архив құжаттарын цифрлық форматқа көшіру – өңірдің тарихы үшін, ертеңгі болашағымыз үшін аса маңызды. Сондықтан біз бағдарламаны жүзеге асыру барысында құжаттарды сапалы түрде сақтап, қоғамға тиімді жолмен, әрі оңай ақпарат беру үшін қызмет етудеміз.