Цифрлы технологияларды қолдана отырып, әр азаматтың тұрмысын жақсарту мен қолайлы өмір сүруін қамтамасыз етуде «Цифрлық Қазақстан» бағдарламасының рөлі зор. Техника қарыштап дамыған заманда архив саласы да өте жақсы қарқынмен дамып келеді.

«Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің Қармақшы аудандық филиалында архивтік құжаттарды цифрландыру 2013 жылдан бастап қолға алынды. Ол үшін арнайы штат ашылып ақпараттық технологиялар бойынша инспектор маманы жұмысқа алынды.

Архив қорында сақталған құжаттар – тарихтың қайнар бұлағы, сол себепті де тарихи сананы жаңғыртуда бұл құжаттардың алатын орны зор. Архивтік құжаттарды цифрландырудағы түпкі мақсаты да осы, яғни құжаттардың түпнұсқаларын бүлдірмей, сол қалпында сақтау. Өйткені архивтік құжаттарды сақтау және пайдалану барысында құжаттардың тозуы, мәтінінің жойылуы жиі кездеседі. Ақпараттың көптігінен қажетті құжатты қағаз жүзінде іздеп табу көп уақытты алады. Осы мәселелерді шешудің ең тиімді тәсілі – құжаттарды цифрлық форматқа көшіру және электронды архив құру.

Құжаттарды цифрлық форматқа өткізу үшін арнайы жылдамдығы жоғары сканер аппараттары да алынған. Қазіргі уақытта аудандық архивте жылдамдығы жоғары Epson WorkForce DS-860 және Canon imageFORMULA DR-M1060 маркалы сканерлермен жабдықталған. Жоспар бойынша бұл сканерлердің көмегімен күніне 650 парақ, жылына 142350 парақ өткізілуде.

Осы уақытқа дейін аудандық архивтегі 140 қордың 21 қорынан 7000-нан астам сақтау бірлігі, оның 945000 парағы цифрлық форматқа өткізілді.

Бүгінде еліміздің барлық архивтеріне мемлекеттік сақтаудағы құжаттар цифрлық форматқа көшірілуде. Бұл дегеніміз цифрландыру жүйесінің архив саласында мамандарға уақыт үнемдеуге, құжаттарды сақтауға, сұраным берушілерге қолжетімділікті арттыруда тигізетін пайдасы зор.