qarmaqshy-tany.kz Электрондық архив - бұл соңғы жылдары мемлекеттік архивтерде және басқа ұйымдарда танымал бола бастаған ақпаратты сақтау және басқару жүйесі. Ол сенімді сақтауды және үлкен көлемдегі ақпаратқа жылдам қол жеткізуді қамтамасыз ететін заманауи технологияны ұсынады. Бұл мақалада біз электрондық архивті пайдаланудың негізгі артықшылықтарын қарастырамыз.

1.Ақпаратқа жылдам және ыңғайлы қол жетімділік. Электрондық архивтің басты артықшылықтарының бірі - ақпаратқа жылдам және ыңғайлы қол жеткізу мүмкіндігі. Бұл сізге қажетті ақпаратты іздеуге кететін уақытты қысқартуға және құжаттармен жұмыс тиімділігін арттыруға мүмкіндік береді. Электрондық архивта кілт сөздерді немесе сөз тіркестерін пайдаланып қажетті құжаттар мен ақпаратты тез табуға болады, бұл архивистер мен зерттеушілердің уақыты мен күшін айтарлықтай үнемдейді.

2.Сақтау орны. Қағаз құжаттардан айырмашылығы, электрондық архивтің ақпаратты сақтау үшін шексіз кеңістікті қамтамасыз етуі. Бұл ғимаратта қосымша орын алмастан үлкен көлемдегі деректерді сақтауға мүмкіндік береді. Осының арқасында құжаттарды сақтау үшін қосымша ғимараттарды жалға алу немесе сатып алу шығындарын азайтуға болады.

3.Құжаттармен жұмыс істеудің қарапайымдылығы. Электрондық архив құжаттарға оңай және жылдам қол жеткізуге мүмкіндік береді, сонымен қатар оларды жылдам өңдеуге, көшіруге және басып шығаруға мүмкіндік береді. Бұл құжаттармен жұмыс істеу процесін жеңілдетеді және қызметкерлердің жұмысын арттырады.

4.Ақпарат қауіпсіздігін арттыру. Электрондық архив деректерді сенімді қорғауды қамтамасыз етеді. Құжаттар мен ақпаратқа қол жетімділік тек рұқсат етілген пайдаланушылармен шектелуі мүмкін, бұл құпия ақпараттың тарап кету қаупін азайтады. Сонымен қатар, электрондық архив ақпараттың автоматты түрде сақтық көшірмесін жасауды қамтамасыз ете алады, бұл ақпараттың жоғалу қаупін азайтады.

5.Техникалық қызмет көрсету шығындарын азайту. Қағаз құжаттардан айырмашылығы, электрондық архив тұрақты қызмет көрсетуді, соның ішінде ғимаратты жиі тазалауды және құжаттарды өңдеуді қажет етпейді. Бұл құжаттарды сақтау шығындарын азайтуға және оның тиімділігін арттыруға мүмкіндік береді.

6.Өтініш берушілерге қызмет көрсету сапасын арттыру. Құжаттарға жылдам қол жеткізу арқылы қызметкерлер өтініш берушілердің сұраныстарына тез жауап бере алады. Бұл қызмет көрсету сапасын арттырып, өтініш берушінің қанағаттануын арттырады.

7.Құжаттарды өңдеу уақытын қысқарту. Электрондық архив құжаттарды өңдеу процестерін автоматтандыруға мүмкіндік береді. Мысалы, құжаттарды автоматты түрде индекстеу қажетті ақпаратты тез табуға мүмкіндік береді, ал құжаттарды автоматты түрде өңдеу және сұрыптау оларды өңдеу процесін жылдамдатуға мүмкіндік береді.

Электрондық архивтің осы артықшылықтарын пайдалану мақсатында «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесі (Е-Архив АЖ) құрылып республика бойынша іске қосылып жұмыс жасалып жатыр.

«Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің «Қармақшы аудандық архиві» филиалы да Е-Архив ақпараттық жүйесіндегі Толықтыру көзі, Қорлар, Қор істері, Байқау істері бөлімдеріне құжаттарды цифрлық форматқа өткізіп, жүйеге енгізу жұмыстарын қарқынды жүргізуде.

Қазіргі таңда бұл ақпараттық жүйеге ауданымыз бойынша аудандық әкім аппараты, аудандық мәслихат, Жосалы, Төретам кенті әкімі аппараттары, Қармақшы ауданы әкіміне қарасты бөлімдер және барлық ауылдық округ әкімдіктері барлығы 25 мекемеге қосылып жұмыс жасауда. Аталған мекемелер алдағы уақытта осы ақпараттық жүйе арқылы архив мекемесіне құжаттарын электрондық түрде өткізетін болады.

Аудандық архив тарапынан жоспарға сай жыл сайын ведмоствалық архивтерге ақпараттық жүйе бойынша әдістемелік көмектер, оқулар, семинарлар өткізіліп, жүйеде жұмыс жасау бойынша кеңестер беріліп отырады.

Қорытындылай келе, электрондық архив - бұл Мемлекеттік және ведомстволық архивтердегі ақпаратты басқару мен сақтаудың тиімді және сенімді құралы. Ол ақпаратқа жылдам және ыңғайлы қол жеткізуді қамтамасыз етеді, сақтау орнын арттырады, құжаттармен жұмыс істеу процесін жеңілдетеді, ақпараттың қауіпсіздігі мен сенімділігін арттырады, қызмет көрсету шығындарын азайтады, тұтынушыларға қызмет көрсету сапасын жақсартады және құжаттарды өңдеу процесін жылдамдатады. Осы артықшылықтардың барлығы электрондық архивті қазіргі заманғы архивтің ажырамас бөлігіне айналдырады және оның болашақта тиімділігі мен тұрақтылығына кепілдік береді.