Апостиль — құжатқа қол қойған тұлғаның қолының және оның өкілеттіктерін растайтын, сондай-ақ осы құжат бекітілген мөрдің немесе мөртаңбаның түпнұсқалылығын қағаз түрінде немесе электрондық нысанда куәландыратын арнайы мөртаңба. Гаага конвенциясына сәйкес, басқа бір мемлекеттің аумағында пайдалануға арналған, белгілі бір мемлекеттің өкілетті органдар берген құжаттарда арнайы мөртабан қойылады (апостиль) қойылады. Конвенцияның 5-бабына сәйкес, апостиль қолдардың түпнұсқалылығын, құжатқа қол қойған адамның кiм екендiгiн және тиiстi жағдайларда бұл құжат бекiтiлген мөрдің немесе мөртаңбанның түпнұсқалылығын куәландырады. Апостильге қойылған қол, мөр немесе мөртаңба ешқандай растауды немесе заңдастыруды талап етпейдi және бұл құжатты Гаага конвенцияға қосылған барлық мемлекеттерде пайдалануға болады.
Егер ел 1961 жылғы Гаага конвенциясының қатысушысы болып табылса –»апостиль» мөртабаны қажет. Немесе – консулдық заңдастыру қажет.
Шынайы ақпарат көзі болып заңдастырылған құжат ұсынылатын ұйым табылады, себебі бір мемлекет шеңберінде түрлі органдар шетел құжаттарын заңдастыруға түрлі талаптар қояды. Сондықтан заңдастырылған құжат тапсырылатын органда заңдастыру түріне қойылатын талаптарды нақтылау қажет. «Апостиль» мөртабанын қою (кейде бұл рәсімді «жеңілдетілген заңдастыру» немесе «апостильдеу» деп аталады) 1961 жылғы 5 қазандағы Гаага конвенциясына қосылған, консулдық заңдастыру талаптарының күшін жоятын және жеңілдетілген заңдастыру рәсімін енгізетін елдерге құжаттар жолдау кезінде — «апостиль» мөртабанын қою қолданылады.
Бір жағынан апостильдеу мейлінше жылдам және оны тек қана бір өкілетті орган қоюына, ал екінші жағынан құжаттың Гаага конвенциясына қосылған барлық елдердің аумағында заңды күшіне ие болуына байланысты жеңілдетілген деп аталады.
Егер сіз құжатты дайындаған ел Гаага конвенциясына қатыспаса, оны консулдық заңдастыру қажет болады. Бұл айтарлықтай күрделі рәсім, ол құжатты ҚР Әділет министрлігінде, ҚР СІМ органдарында, бұдан кейін ҚР баратын елдің консулдылығында куәландыруды талап етеді. Бұл жерде құжат консулдық белгілісі бар елдің аумағында ғана заңды күшіне ие болады.
Сондай-ақ заңдастыру рәсімі құжат типіне негізделуі мүмкін, себебі консулдық заңдастыруға да, сондай-ақ апостильдеуге де жатпайтын құжаттар бар. Бұл негізінен коммерциялық құжаттарға қатысты.
1961 жылғы Гаага конвенциясына сәйкес қабырғалары апостиль 9 см кем емес шаршы нысанына ие және Конвенцияға қоса берілген үлгіге сәйкес келуі тиіс.
Апостильдің мәтіні келесі деректемелерден тұрады:
Апостиль берген мемлекеттің атауы
Апостиль қойылатын құжатқа қол қойған тұлғаның тегі
Апостиль қойылатын құжатқа қол қойған тұлғаның лауазымы
Апостиль қойылған құжатты мөрмен/мөртабанмен бекіткен мекеменің атауы
Апостиль қойылған қаланың атауы
Апостиль қою күні
Апостиль қойған органның атауы
Апостиль нөмірі
Апостиль қойған мекеменің мөрі/мөртабаны
Апостиль қойған лауазымды тұлғаның қолы
Апостиль Конвенцияның ресми тілдерінің (француз немесе ағылшын) біреуінде, сондай-ақ апостиль қойған мемлекеттің ұлттық тілінде қойылуы мүмкін. Іс жүзінде көп жағдайда апостильде екі тіл (Конвенция тілдерінің біреуі және ұлттық тіл) қосарланып беріледі.
«Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» тақырыбы француз тілінде берілуі тиіс.
Конвенцияға сәйкес апостиль құжаттың өзінде немесе құжатпен қоса берілетін жекелеген парақта қойылады.
Іс жүзінде түрлі мемлекеттерде апостиль қоюдың түрлі тәсілдері пайдаланылады: резеңке мөртабан, желі, (түрлі-түсті) ленталар, сүргіш мөрі, бедерлі мөр, жапсырма стикерлер және т.б., сондай-ақ құжатқа қосымша ретінде, яғни желі, бекіткіш шығыршықтар, скрепкалар түрінде беріледі.