Архивтік анықтама – заңды күші бар және сұратылған мәселе бойынша архивтік құжаттар негізінде дайындалған мемлекеттік архивтің ресми құжаты. «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министірінің 2020 жылғы 29 мамырдағы № 159 бұйрығының 1- қосымшасына сәйкес жүргізіледі.

Еңбек өтілін, жалақы мөлшерін, отбасы құрамын, білімін, жер телімін беру туралы, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдарды аудару, азаматтық хал актілері туралы мәліметтерді т.б куәландырылған көшірмелері немесе архивтік құжаттардан архивтік үзінділер беру. Мемлекеттік қызметті «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы және egov.kz «электрондық үкімет» веб-порталы арқылы облыстық, қалалық, аудандық мемлекеттік архивтер көрсетеді. Құжаттар Мемлекеттік корпорациядан көрсетілетін қызметті берушіге келіп түскен сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінгенде мемлекеттік қызметтің нәтижесі 11 ( он бір ) жұмыс күні ішінде беріледі. Қажет болған жағдайда мемлекеттік көрсетілетін қызметті сапалы көрсету үшін мемлекеттік көрсетілетін қызметті алушы өтінішке сұратылып жатқан архивтік анықтамаға байланысты тиісті көшірмелерін қосып береді.

«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе үзінділер беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметтердің сапасы, тиімділігі арттыру бағытында құжаттардың біріңғай электрондық архиві Е-Архив ақпараттық жүйесі арқылы жүзеге асыруда.

2023 жылдың 22 ақпанында жылдық жұмыс жоспарына сәйкес «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің «Қармақшы аудандық филиалы» қызметкерлерінің ұйымдастыруымен «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорация комерциялық емес акционерлік қоғамы Қызылорда облысы бойынша филиалы әлеуметтік қамсыздандыру жөніндегі Қармақшы аудандық бөлімімен бірлесіп «Архивтік анықтамалар, архивтік үзінділер берудің тәртібі» дөңгелек үстел және ағымдағы жылдың 28 сәуір күні «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтің үзінділерді беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметтің 2022 жылы көрсеткен қызметтерінің есептеріне жария талқылау өткізіліді.

2023 жылдың 23 қазанында «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві КММ-нің «Қармақшы аудандық архиві» филиалының ұйымдастыруымен «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы» коммерциялық емес акционерлік қоғамының Қызылорда облысы бойынша филиалы - «Халыққа қызмет көрсету орталығы» департаментінің Қармақшы аудандық бөлімі, «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы» коммерциялық емес акционерлік қоғамының Қызылорда облысы бойынша филиалында «Архивтік анықтамалар, архивтік үзінділер берудің тәртібі» тақырыбында семинар өткізілді.

«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік көрсетілетін қызмет бойынша архивке 2023 жылдың 9 айында айында әлеуметтік құқықтық негізде жеке тұлғалардан «egov.kz» электрондық веб-порталы арқылы келіп түскен 852–өтініштің, 646-не қанағаттанарлық жауап беріліп, 206-не түсіндірлді, ХҚКО-арқылы 11 сұраныс түсіп 7-не қанағаттанарлық, 4-не түсіндірілді, ТМД-66 келіп түсіп, қанағаттанарлық жауап берілді.

Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер бойынша яғни сұраныстардың орындалуы барысында мерзімінің кешіктірілуі немесе басқа да заң бұзушылық фактілері орын алған жоқ.